Consejos y trucos para Microsoft Planner
Si has estado usando Microsoft Planner, sabrá que hay más en la aplicación de lo que parece. Aquí te dejamos algunas características, consejos y trucos para ayudarte a pasar de ser un principiante de Microsoft Planner a un maestro de Planner.
Agrega emojis a tus títulos de tareas
Las palabras son geniales, pero a veces los emojis son mejores. Puede agregar emojis en cualquier lugar de una tarea, pero para obtener ayuda «de un vistazo», el mejor lugar es el título de la tarea.
Presiona la tecla de Windows +. (punto) para abrir el selector de emoji (Comando + Control + Espacio en un Mac) y luego elige su emoji.
Tener un emoji puede ser realmente útil para tareas recurrentes o tareas de cierto tipo. Puedes ver visualmente qué tipo de tarea es sin tener que leer el texto.
Los emojis también se pueden agregar a los títulos de las celdas, lo que es útil para los planes que tienen celdas o huecos para trabajos específicos, como diseño gráfico, comunicaciones, pruebas, etc. O bien, puedes agregar emojis para dejar en claro qué representa cada celda.
No importa para qué los necesites, agrega emojis a tus títulos para una mejor comprensión y un enfoque más visual.
Agrega archivos adjuntos, listas de verificación y notas a los mosaicos
Agregar emojis ayuda a mostrar qué es una tarea, pero no ayuda a mostrar cómo progresa la tarea o qué debe hacerse.
Cualquier archivo adjunto, lista de verificación o texto de notas que hayas agregado a la tarea se puede mostrar en el mosaico para que sea más fácil ver lo que está sucediendo.
Abre la tarea Planificador y elija «Mostrar en tarjeta» junto al elemento que deseas mostrar en el mosaico.
Solo puedes elegir uno de los tres, pero puedes cambiar tu elección en cualquier momento. Lo que hayas habilitado será visible en el mosaico.
Copiar una sola tarea o un plan completo
¿Tiene una sola tarea que necesitas recrear? No te molestes en reescribir la misma tarea varias veces, solo cópiala.
- Abre la tarea que desea copiar, haga clic en el icono del menú de tres puntos en la esquina superior derecha y luego seleccione el botón «Copiar tarea».
- Elige los elementos de la tarea que desea copiar y luego haz clic en «Copiar».
Ahora tienes una copia que puede usar para crear nuevas tareas. Esto es ideal para tareas similares que debes asignar a diferentes personas, ya sea una tarea con las mismas instrucciones, como organizar una reunión individual con tu jefe, o una tarea que una persona diferente hace cada día.Si usas un montón de tareas similares repetidamente, como un conjunto de tareas que realiza para cada proyecto o un número determinado de tareas semanales, puedes copiar un plan completo.
Haz clic en el icono del menú de tres puntos en la parte superior del plan y luego seleccione el botón «Copiar plan».
El nuevo plan usará el mismo nombre que el plan de origen pero con el prefijo «Copia de». Cámbielo al nombre que desees, elige si estarás disponible públicamente para cualquier persona de tu organización y haz clic en «Copiar plan».
Después de unos segundos, tu nuevo plan será visible en la sección «Planes recientes» de la barra lateral.
Todo se copiará, excepto:
- Descripción del plan
- Miembros del plan
- Planificar estado favorito
- Adjuntos de tareas
- Tareas asignadas
- Progreso de la tarea
- Fechas de tareas
- Tarea Comentarios y actividad
Esto funciona muy bien para los planes de plantilla donde necesita una versión nueva de forma regular.
Arrastra entre celdas para editar tareas
De manera predeterminada, rus tareas se agrupan en las celdas que usas: Tareas pendientes, En progreso, Listo o cualquier otro depósito que hayas creado. Planner también te ofrece la opción de agrupar tareas en función de propiedades, como Fecha de vencimiento, Asignado, Prioridad y más.
Hemos cubierto la agrupación en diferentes grupos antes, pero aquí hay un resumen rápido.
Para cambiar sus grupos de tareas, haz clic en el botón «Agrupar por cubo» en la parte superior derecha de la interfaz de Microsoft Planner.
Elige una propiedad diferente para agrupar sus tareas y se reorganizarán automáticamente. Por ejemplo, si eliges «Prioridad», tus tareas se agruparán en nuevos grupos de Prioridad.
Puedes arrastrar y soltar tareas entre estos depósitos para cambiar las propiedades. ¿Has comenzado a probar y has encontrado algunos problemas? No hay problema, agrúpalo por “Progreso” y arrastra las tareas que probaste nuevamente a la columna “En progreso”. Luego, agrupa por “Asignado a” y arrastra las tareas a las celdas del cesionario que necesitas resolver los problemas o al cubo “Sin asignar” si alguien puede recogerlos.
Este proceso es mucho más rápido y mucho más intuitivo que abrir laboriosamente cada tarea y editar cada campo.
Agregar tareas y cambiar fechas en la vista de programación.
Si desea ver sus tareas por fecha de vencimiento, haga clic en la opción «Programar» en la parte superior del plan.
Esto abrirá una vista de calendario de todas sus tareas. Puedes agregar nuevas tareas, arrastrar tareas a diferentes días para darles nuevas fechas de vencimiento o mover tareas del calendario para eliminar la fecha de vencimiento por completo.
La programación muestra el mes actual de forma predeterminada, pero puedes hacer clic en el botón «Semana» para mostrar una vista de semana.
La vista Programación es la mejor manera en Microsoft Planner para obtener una vista panorámica de todo lo que tienes que hacer. Es mucho más fácil entender tu carga de trabajo cuando puedes verla visualmente.
Ya sea que vea por semana o por mes, puedes arrastrar y soltar cualquier tarea a una nueva fecha para cambiar la fecha de vencimiento.
También puedes arrastrar cualquier tarea desde la lista de «Tareas no programadas» al calendario para darle una fecha de vencimiento.
Por el contrario, también puedes arrastrar una tarea desde el calendario a la lista de «Tareas no programadas» para eliminar su fecha de vencimiento.
Agrega nuevas tareas haciendo clic en el botón «Agregar tarea», o haciendo clic en el signo más (+) en cualquier fecha, que establecerá automáticamente la fecha de vencimiento de la tarea para que sea esa fecha.
La vista Programación le dará una perspectiva diferente de sus tareas, así como también una vista intuitiva de cuánto trabajo le espera.
Ver todos los archivos adjuntos en el almacén de archivos del planificador
Con el tiempo, un plan puede tener muchos archivos adjuntos, ya sean imágenes, documentos, hojas de cálculo o cualquier otra cosa. Si deseas volver a encontrar un archivo adjunto, puedes verlo en el almacén de archivos.
Haz clic en el icono del menú de tres puntos en la parte superior del plan y seleccione la opción «Archivos».
Esto abrirá una nueva pestaña en tu navegador, que muestra el sitio de SharePoint que almacena todos los archivos de tus tareas.
Agrega, edita o elimina archivos, pero ten en cuenta que si eliminas un archivo de aquí, se eliminará de tu plan. Sin embargo, si tienes muchos archivos adjuntos en tus tareas y necesitas encontrar uno rápidamente, esta es la forma de hacerlo.
Con estos consejos y trucos, está en camino de saber todo lo que necesita para convertirse en un maestro de Microsoft Planner.
